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随着科学技术的发展，人们越来越认识到档案信息在经济建设和社会发展中的重要作用。对于公工程建设项目来说，工程的规划、实施及建成后运营等各项工作都离不开档案信息。从决策过程看，无论是项目的提出、方案的论证和立项都必须充分收集各方面的资料，通过分析、推理找出事物运动的内在规律，预见事物发展变化趋势，确定目标。
其次，在决策实施过程中，必然会遇到大量的不确定的随机因素，这就需要通过信息反馈，及时对决策进行修正、控制和调整，从而使决策获得最佳效果。决策执行过程终结后，还需要凭借各方面的信息验证系统效益和总结经验教训。由此可见，决策之前、决策过程中和决策之后都离不开信息。
为完成这项任务，公工程建设单位(业主)、勘察设计单位、施工和监理单位对项目建设期间形成资料的收集、整理归档工作，应纳入工程建设管理之中，制订编制与管理办法，建立管理网络，并配备专职管理人员。使项目资料收集、整理与工程建设同步，做到边施工、边整理，达到工程完成竣工资料编制完成的目的。